Excel Sort 排序功能的完整教學：從基礎到進階，提升資料整理效率

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Excel Sort 排序功能總覽Excel內建排序功能教學基本排序步驟實際案例注意事項多欄/多層級排序操作實際案例自訂排序順序與顏色排序實際案例Excel SORT函數動態排序教學SORT函數語法與範例動態排序優勢SORT與FILTER、UNIQUE等函數結合應用排序常見問題與解決方案標題列排序錯誤空白列/合併儲存格導致排序異常排序失敗排查與修正建議排序與篩選的差異排序在專案管理與團隊協作中的應用Excel排序與Google Sheets排序比較常見FAQ結語與延伸應用

Excel Sort 排序功能總覽

在日常辦公與專案管理中，資料整理是提升效率的關鍵。Excel的排序（Sort）功能，能協助你快速將大量數據依指定規則排列，無論是任務清單、進度表、成員績效排行或銷售報告，都能藉由排序讓資訊一目了然。排序不僅適用於數字，還能針對文字、日期、甚至自訂順序與顏色進行排列，靈活滿足各種資料管理需求。

常見應用場景包括：

– 專案任務依截止日期排序，掌握優先順序

– 團隊成員績效依分數高低排列，便於獎勵與檢討

– 銷售數據依地區、產品分類排序，分析業績表現

Excel內建排序功能教學

基本排序步驟

選取欲排序的資料範圍

建議包含標題列，避免標題被誤排。若僅選單一儲存格，Excel會自動擴展至相鄰區域。

點擊「排序及篩選」

在「首頁」功能區右側，找到「排序及篩選」按鈕，點擊後會出現下拉選單。

選擇排序方式

遞增排序（A到Z、小到大、舊到新）

遞減排序（Z到A、大到小、新到舊）

適用於數字、文字、日期等多種資料型態。排序後，資料會依選定欄位自動重新排列。

實際案例

假設你有一份專案任務清單，需依「截止日期」由近到遠排序，操作如上，即可快速找出最急需處理的任務。

注意事項

若資料有標題列，請於排序對話框勾選「有標題」。

若資料中有空白列，排序時可能導致資料分段，建議先移除空白列。

多欄/多層級排序操作

當資料需依多個欄位排序（如先依部門、再依姓名），可使用自訂排序功能。

點擊「排序及篩選」→「自訂排序」

新增排序層級

在對話框中，選擇第一排序欄位（如部門），再點「新增層級」選第二排序欄位（如姓名）。

設定排序方式與優先順序

可分別指定每層排序的遞增或遞減，排序會依層級優先順序執行。

實際案例

部門主管需依「部門」分組，再依「績效分數」由高到低排序，便於評比與獎勵。

自訂排序順序與顏色排序

除了預設的字母或數字順序，Excel也支援自訂排序。例如，將「星期」依「一、二、三、四、五」排序，而非字母順序。

於自訂排序對話框，選擇「排序方式」→「自訂清單」

輸入自訂順序（如：一、二、三、四、五）

此外，亦可依儲存格顏色或字型顏色排序，適合視覺化標記任務狀態。

實際案例

專案進度表中，將「已完成」標記為綠色，可依顏色排序，快速篩出已完成與待辦項目。

Excel SORT函數動態排序教學

SORT函數語法與範例

Excel 365及部分新版本支援SORT函數，能以公式自動產生排序結果，資料更新時排序結果自動同步。

語法：

=SORT(array, [sort_index], [sort_order], [by_col])

array：要排序的資料範圍

sort_index：排序依據的欄位（數字，1為第一欄）

sort_order：1為遞增，-1為遞減

by_col：FALSE為依列排序（預設），TRUE為依欄排序

範例：

將A2:C10依「分數」（第3欄）由高到低排序：

=SORT(A2:C10, 3, -1)

動態排序優勢

原始資料變動時，排序結果自動更新

適合建立動態排行榜、最新進度清單

SORT與FILTER、UNIQUE等函數結合應用

可將SORT與FILTER、UNIQUE等函數結合，實現多重條件排序或動態清單。

範例：

篩選「已完成」任務並依截止日排序：

=SORT(FILTER(A2:C10, C2:C10="已完成"), 2, 1)

排序常見問題與解決方案

標題列排序錯誤

問題：

未勾選「有標題」導致標題列被一同排序。

解決方式：

於排序對話框勾選「有標題」，或確認選取範圍正確。

空白列/合併儲存格導致排序異常

問題：

空白列會中斷資料區塊，合併儲存格無法正確排序。

解決方式：

– 移除空白列

– 取消合併儲存格再排序

排序失敗排查與修正建議

檢查資料是否為一致格式（數字/文字混用易導致排序異常）

確認所有欄位資料齊全，避免資料遺漏

若排序結果不如預期，可按「Ctrl+Z」還原

排序與篩選的差異

排序：改變資料排列順序，全部資料都會移動

篩選：僅顯示符合條件的資料，未顯示的資料仍存在但被隱藏

適用情境：

– 需重新排列全部資料時用排序

– 僅暫時查看部分資料時用篩選

排序在專案管理與團隊協作中的應用

在專案管理、團隊協作中，排序能大幅提升資訊掌握度與決策效率。例如：

任務清單：依截止日、優先級排序，明確掌握進度

進度表：依完成度或負責人排序，便於追蹤

績效排行：依分數、目標達成率排序，促進正向競爭

若需更進階的排序、篩選與自動化管理，建議可考慮使用如 Monday.com、ClickUp 等專案管理工具。這些平台內建多維度排序、篩選、群組與自訂視圖，能協助團隊即時掌握專案狀態，並支援多用戶協作、權限控管，適合中大型團隊或跨部門專案。

Excel排序與Google Sheets排序比較

操作介面：兩者排序功能類似，Google Sheets排序步驟更簡潔

動態排序：Google Sheets同樣支援SORT函數，語法相近

協作性：Google Sheets適合多人即時協作，Excel則在本地大量數據處理上更有優勢

建議：

若團隊需雲端協作，可考慮Google Sheets；需進階分析與自動化，Excel功能更完整。

常見FAQ

Q1：如何只排序部分資料？

A：僅選取欲排序的資料範圍，勿包含不需排序的列或欄。

Q2：排序後如何還原原始順序？

A：若有原始序號欄，可依序號重新排序；否則建議排序前先新增一欄「原始順序」作為備份。

Q3：合併儲存格能排序嗎？

A：合併儲存格無法正確排序，建議先取消合併。

Q4：排序後資料有遺漏怎麼辦？

A：檢查是否有空白列、資料格式不一致或範圍選取錯誤。

Q5：Excel不同版本排序功能有差異嗎？

A：基本排序功能一致，但SORT函數僅支援較新版本（如Excel 365）。

結語與延伸應用

善用Excel排序功能，能大幅提升資料整理與決策效率，無論是日常報表、專案管理還是團隊協作，都能讓資訊更有條理。建議根據實際需求選擇合適的排序方式，並靈活運用進階技巧與函數。若需更高層次的資料管理與協作，不妨試用如 Monday.com 等專業工具，進一步優化團隊流程與專案效率。